Chez Covéa, tous les services sont régulièrement passés au crible de l’optimisation. La gestion du parc auto n’a pas échappé à ce travail d’analyse. «Quand nous avons étudié les déplacements, la question de l’externalisation de la gestion de la flotte s’est posée», explique Pascal Brosseron, directeur logistique du groupe d’assurances.
» LIRE AUSSI – Flottes auto: les entreprises soumises à rude épreuve
Auparavant, chacune des marques du groupe (MAAF, MMA, GMF) gardait la maîtrise de sa flotte et la gérait selon ses propres méthodes. Selon les dossiers et selon les départements, le pilotage était réalisé soit par les achats, soit par la DRH, soit par la logistique.
Avec des procédures hétérogènes, cette gestion restait perfectible. «Début 2017, nous étions à la tête de 1 400 véhicules et nous avons compris que nous n’avions pas les savoir-faire en interne pour gérer cette flotte, se souvient Pascal Brosseron. Comme cette expertise ne figure pas au cœur de notre métier, nous avons décidé de confier cette mission à un spécialiste du fleet management.» La décision de Covéa a été confortée par le départ en retraite de plusieurs de ses gestionnaires de flotte.
Le groupe a lancé un appel d’offres en 2017 afin de sélectionner un prestataire capable d’harmoniser la gestion de ses véhicules. La nouvelle organisation avait également pour but de libérer Covéa de la gestion administrative au quotidien.
Consolider pour économiser
«Nous voulions notamment que nos collaborateurs puissent accéder directement au catalogue de véhicules et disposent d’une application de suivi de leur voiture, ajoute Pascal Brosseron. Ce point est crucial car les échanges entre conducteurs et responsables de flotte étaient continuels et chronophages.» Comme dans de nombreuses entreprises, le véhicule de fonction constitue un sujet particulièrement sensible chez Covéa. Pour les itinérants au contact des clients, la voiture est tout autant un outil de travail qu’un vecteur d’image. Il incarne le collaborateur et l’entreprise en interne comme à l’extérieur. Externaliser la gestion des véhicules permet de professionnaliser les procédures et de s’assurer du bon état esthétique et mécanique de la flotte.
À l’issue de l’appel d’offres, Covéa a sélectionné Direct Fleet, une société indépendante spécialisée dans la gestion de flottes et le conseil. Elle dispose d’agences commerciales à Paris, Lille et Lyon et son centre de services est implanté à Aix-en-Provence.
Lorsque la décision d’externaliser la gestion de la flotte a été prise, Covéa s’est donné un cadre financier: le coût des prestations ne devait pas être supérieur à celui des mêmes tâches assurées en interne.
En revanche, l’externalisation devait générer des bénéfices. «La première étape a consisté à consolider les coûts de chaque véhicule pour être capable ensuite de maîtriser les dépenses», précise Pascal Brosseron.
Aujourd’hui, pour toutes les opérations autour de la flotte, Direct Fleet prend en charge et canalise les échanges entre les services de Covéa et ses collaborateurs.
«Nous continuons à gérer toutes les opérations sensibles en lien avec les ressources humaines, ajoute Marie-Joëlle Crochet, gestionnaire de flotte. Ainsi, nous pilotons les prélèvements sur salaire, la gestion des amendes majorées, les licenciements, etc.»
» LIRE AUSSI – Les entreprises accélèrent l’électrification de leurs flottes
Covéa conserve également la main sur les achats. «Le fleet manager utilise les contrats que nous avons négociés et nous conseille sur le choix des modèles ainsi que sur nos calculs de TCO», explique Mathieu Rousselet, acheteur.
L’externalisation a permis de réorganiser le service dédié à la gestion de la flotte. Le nombre de gestionnaires est passé de six à deux personnes.
Mais l’économie la plus importante a découlé de l’optimisation du parc. Le nombre de véhicules est passé de 1 400 à 1 200 véhicules. Avec ce seul gain, le retour sur investissement est assuré.
Direct Fleet accompagne également Covéa vers l’électrification du parc. Aujourd’hui, l’hybride représente la moitié des commandes. Au-delà de l’optimisation au jour le jour, l’externalisation permet de bénéficier de l’expertise d’un spécialiste sur l’ensemble des domaines de compétence de la gestion de flotte.
