Avant d’externaliser le pilotage de ses véhicules auprès d’un spécialiste du fleet management, Synerciel administrait sa flotte de façon empirique. «Elle était composée de véhicules en achat et d’autres en location longue durée chez différents loueurs, se souvient Alain François, le directeur des ressources humaines, dont les responsabilités s’étendent également à la logistique. Nous gérions les véhicules à distance et notre visibilité était mauvaise.»
Le réseau de professionnels du BTP parvenait difficilement à reconstituer les coûts et à suivre leur évolution. À titre d’exemple, les conducteurs s’occupaient de l’entretien de leurs véhicules et étaient remboursés sur présentation d’une note de frais. Pour obtenir une analyse, les informations auraient dû être renseignées à la main sur l’outil informatique.
À cette époque, une personne prenait en charge la flotte en complément d’autres activités. «Quand nous avons renouvelé nos contrats de LLD, nous avons décidé de mettre fin à cette situation, explique Alain François. Nous ne voulions plus mobiliser un demi équivalent temps plein sur ce dossier. De plus, notre croissance importante nous a contraints à mettre en place un contrôle de gestion.»
L’un des objectifs de l’externalisation portait sur l’optimisation des contrats de LLD. Synerciel voulait savoir s’il était pertinent de confier certains services à ses prestataires. Autre difficulté: le réseau ne parvenait pas à établir un coût total d’utilisation (TCO) fiable.
Cet indicateur prend en considération toutes les lignes budgétaires pour connaître avec précision le poids économique de chaque véhicule. Sans compétences professionnelles, difficile de réaliser ce calcul. «Avec des réglementations qui évoluent en permanence, il était tout aussi difficile de choisir les bons véhicules», ajoute Alain François.
Des modèles moins chers et mieux équipés
En mai 2018, Synerciel confie la gestion de son parc à Holson. Pendant un semestre, le fleet manager remet à plat les pratiques et redéfinit sa grille de véhicules. Pour préparer l’appel d’offres auprès des loueurs longue durée, les types de véhicules sont revus en fonction de la réglementation et des durées et des kilométrages précis sont fixés. Les véhicules sélectionnés affichent un meilleur rapport qualité-prix et sont mieux équipés.
Holson prend en charge la négociation avec les loueurs et pilote également les relations avec Total, le pétrolier de Synerciel. Pour suivre l’évolution de l’ensemble des coûts de sa flotte, le réseau dispose du logiciel Car Fleet installé par son fleet manager. Synerciel réalise de nombreuses économies. Les loyers de LLD sont revus à la baisse. «Si vous n’y passez pas suffisamment de temps, vous n’y comprenez rien, estime Alain François. Ainsi, en 2019, nous avons référencé un Peugeot 3008 dont le loyer était moins élevé que celui d’une Citroën C4, car sa valeur de revente était meilleure. Sans Holson, nous serions passés à côté.»
Des gains sont aussi réalisés grâce à une rationalisation des pratiques. Au-delà d’une certaine distance, les commerciaux doivent désormais privilégier l’hôtel pour éviter un retour au domicile. Grâce à ces mesures, les kilométrages ont baissé de 20 %.
Synerciel s’est également dégagé de nombreuses tâches auprès d’Holson. Ainsi le fleet manager contacte les fournisseurs quand des pneus hiver font défaut. Il s’est également connecté à l’Agence nationale de traitement automatisé des infractions (Antai) pour prendre en charge les amendes. Et, en cas de bris de glace, les conducteurs appellent directement Holson.
Aujourd’hui, Synerciel ne consacre plus que trois jours par mois à la gestion de sa flotte. Le budget de ses véhicules est passé de 400.000 à 300.000 euros. «Avec 30 à 35 véhicules répartis sur tout l’Hexagone, observe Alain François, l’externalisation représente un gain énorme.»
